Организация секретарской службы - конспект -  Менеджмент, Конспекты лекций из Бизнес-администрирование
pauk_86
pauk_8628 мая 2013 г.

Организация секретарской службы - конспект - Менеджмент, Конспекты лекций из Бизнес-администрирование

DOC (136 KB)
22 страница
207Количество просмотров
Описание
Конспект лекций по дисциплине Менеджмент. На тему Организация секретарской службы. Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное обеспечение деятельности органи¬зации (подразделения) и ...
20баллов
Количество баллов, необходимое для скачивания
этого документа
Скачать документ
Предварительный просмотр3 страница / 22
Это только предварительный просмотр
3 страница на 22 страницах
Скачать документ
Это только предварительный просмотр
3 страница на 22 страницах
Скачать документ
Это только предварительный просмотр
3 страница на 22 страницах
Скачать документ
Это только предварительный просмотр
3 страница на 22 страницах
Скачать документ

Организация секретарской службы

Основной задачей секретарской службы является документационное и организационное 0 0 1 Fобеспечение деятельности органи зации (подразделения) и ее руководства вне зависимости

от объемов функций данной организации и специфики ее деятельности. В соответствии с

объемами работ секретарская служба может исполняться одним лицом или группой лиц,

например секретариатом. Если секретарские обязанности выполняет группа лиц, то

составляется документ, в котором перечисляются выполняемые операции и лица, за

которыми они закрепляются. Предусматривается также выполнение операций за

отсутствующих по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т.п.) другими сотрудниками

данного подразделения.

Все операции, выполняемые секретарской службой, разделяются на две группы: 0 0 1 Fдокументационные и организацион ные.

В состав документационных операций входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение

руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих

документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников организации:

для передачи на рассмотрение руководству; для изготовления документов по установленной форме

(на бланках, машинописным способом и т.п.);

для копирования и размножения.

4. Передача работникам организации документов:

поступивших от руководства с резолюциями; 0 0 1 Fнаправляемых в соответствии с имеющимся в организа ции указателем распределения

поступающих документов; 0 0 1 Fпоступивших после изготовления, копирования (раз множения).

0 0 1 F5. Контроль за исполнением документов и поручений руко водства.

6. Оформление и хранение документов, а также печатей, штампов и бланков.

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями

руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка рабочего места руководителя. 0 0 1 F2. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего ме ста.

0 0 1 F3. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ор ганизации.

4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.

5. Подготовка служебных командировок руководства.

6. Подготовка совещаний, заседаний.

7. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать 0 0 1 Fк секретарю следу ющими путями:

0 0 1 F1. От специализированных делопроизводственных подраз делений организации

0 0 1 F(например, от канцелярии, отдела пра вительственной почты и т.п.).

2. От учреждений связи.

3. От отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних

организаций. 4. От отдельных граждан.

0 0 1 FВ ходе приема документов, поступивших от специализи рованных подразделений,

проверяется наличие регистрационно-контрольных карточек к этим документам, 0 0 1 Fсоответствие заполненных реквизитов содержанию документа, правиль ность направления

документов в данную организацию.

В ходе приема документов, поступивших от учреждений связи и т.д., проверяется наличие

содержимого в конвертах, правильность адресования документа. В случае обнаружения 0 0 1 Fнедостачи вложений или неправильного адресования составля ются соответствующие акты,

0 0 1 Fнаправляемые адресатам в уста новленном порядке.

Регистрация входящих документов осуществляется после их приема от

специализированных делопроизводственных подразделений или от учреждений связи, от

специальных курьеров из родственных и сторонних организаций.

Регистрация в зависимости от объемов поступления может вестись в журналах или на 0 0 1 Fрегистрационно-контрольных кар точках. В формах журналов и карточек должны быть

0 0 1 F

0 0 1 Fпредус мотрены следующие графы: входящий номер и дата поступ ления документа;

0 0 1 Fкорреспондент (наименование организа ции, фамилия и должность лица, подписавшего

0 0 1 Fдокумент, а в телеграммах — место составления); дата и номер самого до кумента; краткое

0 0 1 Fсодержание документа и его вид (для запи си этого реквизита отводится не более пяти строк

при одном межстрочном интервале; в тексте не следует употреблять латинские буквы, знаки 0 0 1 Fпереноса и номера; при необходимо сти знак номера обозначается HP); количество листов

0 0 1 Fоснов ного документа и приложений к нему.

0 0 1 FКоличество регистрационно-контрольных карточек к до кументам определяется

инструкцией по делопроизводству конкретной организации. 0 0 1 FДля ускорения документационных операций в организаци ях следует разрабатывать

дополнительные справочно-информационные документы, в число которых входят: перечень

0 0 1 Fдокументов, не подлежащих регистрации; указатель распре деления документов,

поступающих в Организацию.

В состав перечня документов, не подлежащих регистрации, следует включать (примерно)

следующие виды документов:

повестки, извещения о проведении коллегий, заседаний и т.п.; письма подведомственных

организаций, присланные в копии для сведения об исполнении поступивших в их адрес 0 0 1 Fраспорядительных документов; поздравительные письма, те леграммы и открытки;

статистические отчеты по формам Госкомстата СССР; прейскуранты и каталоги; 0 0 1 Fнормативные документы Госстандарта и его органов; ведомственная техни ческая

литература; рекламные материалы и т.д. Указатель распределения содержит перечень 0 0 1 Fнаправлений работы орга низации с указанием должностных лиц, ответственных за

0 0 1 Fвы полнение работ по этим направлениям. Например, вопросы строительства —

заместитель директора по строительству; вопросы транспорта — помощник директора; 0 0 1 Fвопросы науч но-исследовательских разработок — главный инженер.

Все документы подобного рода должны быть согласованы с заинтересованными лицами и

утверждены руководством организации. После предварительного разбора поступивших

документов секретарь организует их доставку по назначению. Такая доставка

осуществляется следующими путями: через имеющуюся курьерскую службу; путем вызова 0 0 1 Fспециалис тов; личной доставкой; использованием технических средств (например,

пневмопочтой).

Документы, требующие рассмотрения непосредственно руководством организации,

представляются в соответствии с имеющимися регламентами (например, в течение 2 ч с 0 0 1 Fмо мента поступления, во второй половине дня и т.п.). При этом необходимо учитывать

сроки предполагаемого исполнения входящих документов (например, документы,

поступившие от высших инстанций, следует передавать на рассмотрение немедленно после

их поступления). По возможности (или по указанию руководства) секретарь при передаче

документов прилагает к ним справки о наличии документов по данному или схожему

вопросам, ранее исполнявшимся в организации. К Подготовке этой справки можно

привлекать специалистов 0 0 1 Fиз подразделений организации. В случае наличия более расши ренных комплексов

0 0 1 Fматериалов по рассматриваемому вопро су (например, дела) их также следует представлять

0 0 1 Fруково дителю. Секретарь может также обратиться к руководителям подразделений с

информацией о поступлении документа по тематике работы данных подразделений. 0 0 1 FЦелесообразно осу ществлять предварительный подбор (при помощи

0 0 1 Fспециали зированных подразделений, например отдела стандартизации, научно-

технической библиотеке и т.п.) справочно-информационных материалов, необходимых для

0 0 1 Fработы с поступившими документами. Подбором справочно-информационных мате риалов

0 0 1 Fдля работы руководителя секретарь занимается посто янно.

Передаваемые на рассмотрение руководству документы вместе с подобранными к ним

материалами следует дометать в папки со специальными надписями (например, на 0 0 1 Fрассмотрение), в которых должна проставляться дата передачи доку ментов.

После получения документов от руководства секретарь вносит в регистрационно-

контрольные карточки соответствующих документов следующие сведения: 0 0 1 Fрезолюцию руководителя (записывается под текстом крат кого содержания документа,

отделяемого от него словом «резолюция» и указанием должностного лица, составившего эту

резолюцию);

дату направления документа на исполнение; 0 0 1 Fнаименование структурного подразделения, куда направля ется документ на исполнение;

0 0 1 Fфамилию и инициалы должностного лица, которому пору чается исполнение документа;

установленный срок исполнения;

дату передачи документа на исполнение.

После заложения регистрационно-контрольных карточек документы передаются

исполнителям под расписку или в специальном журнале, или на одном из экземпляров

карточек, из которых секретарь формирует, комплектует и ведет контрольную картотеку.

Если работа над документом требует участия двух и более исполнителей, то

ответственным исполнителем считается должностное лицо, указанное в резолюций первым. 0 0 1 FПри необ ходимости секретарь может скопировать документ в нужном количестве

0 0 1 Fэкземпляров. По требованию ответственного ис полнителя секретарь предлагает другим

соисполнителям представлять ответственному исполнителю материалы, необходимые для

обобщения и подготовки ответа. Передача документов на исполнение от одного

должностного лица другому должна проводиться только через секретаря, который делает

отметки об этом в регистрационных документах. В ходе приема и регистрации исходящих 0 0 1 Fдокументов секретарь проверя ет соответствие бланка, правильность оформления, наличие

виз, подписей и приложений, а также отметок об исполнителе.

Если исходящий документ является ответом на ранее поступивший документ, то в 0 0 1 Fрегистрационно-контрольной кар точке на этот документ делается соответствующая запись,

в которой содержатся номер, дата исходящего документа и фамилия подписавшего его лица. 0 0 1 FНа инициативный исходя щий документ составляется регистрационно-контрольная

0 0 1 F

0 0 1 Fкар точка в количестве экземпляров, предусмотренном действую щей в данной

организации инструкцией по делопроизводству. На базе этих карточек составляется и ведется

учетно-контрольная картотека.

Отправка исходящих документов в случае отсутствия в организации специализированного 0 0 1 Fподразделения осуществля ется секретарем в соответствии с почтовыми правилами

Минсвязи СССР. Вид почтового отправления (простое, заказное, ценное) и степень 0 0 1 Fсрочности предлагаются исполнителем. При чем секретарь может по согласованию с ним

внести изменения в эти предложения (например, изменить форму «ценное» на «заказное» и 0 0 1 Fт.п.). Основанием для таких изменений мо жет быть отсутствие достаточных средств на

0 0 1 Fпочтовые расхо ды, изменение содержимого отправления и т.д.

На конвертах проставляются почтовые адреса получателя и отправителя. Перед упаковкой 0 0 1 F(конвертованием) проверя ется правильность заполнения почтовых реквизитов (в этой связи

при наличии группы постоянных адресатов рекомендуется изготовление конвертов или 0 0 1 Fярлыков с заранее отпеча танными адресами), наличие приложений. На заказную почту

составляются реестры в установленном порядке. При наличии в организации

франкировальных, номенклатурно-адресовальных, маркировальных машин эксплуатация их 0 0 1 Fосуществляет ся секретарем или лицом, ответственным за техническое состояние средств

оргтехники во всей организации.

Срочная корреспонденция в пределах данной местности доставляется специально 0 0 1 Fвыделяемым сотрудником, делаю щим запись о вручении в разносной книге.

Прием документов от сотрудников организации секретарь осуществляет в течение всего 0 0 1 Fрабочего дня или по специально му расписанию в зависимости от характера передаваемой

документации. Так, прием документов для размножения может быть регламентирован

порядком работы соответствующего подразделения и т.п. 0 0 1 F Принимая от работников документы для последующей пе редачи их руководителю,

0 0 1 Fсекретарь обязан выяснить харак тер выполненной по данному документу работы, а при

0 0 1 F

0 0 1 Fнеоб ходимости предложить исполнителю внести требующиеся до полнения (например,

0 0 1 Fрезолюция требовала помимо составле ния ответа представления графика работ, а этот

0 0 1 Fграфик не прилагался к тексту ответа). О результатах передачи доку мента (принят ли он

0 0 1 Fкак исполненный, нуждается в доработ ке, передан на машинопись и т.п.) секретарь

0 0 1 Fоперативно сооб щает исполнителю. В этих целях секретарю следует вести

0 0 1 Fсо ответствующие записи в своем рабочем блокноте (оргблокноте и т.п.).

Если работники передают секретарю документы для их последующего машинописного

оформления, то необходимо при этом учитывать распорядок работы специализированного 0 0 1 Fмашинописного подразделения, степень его конкретной заг рузки в рассматриваемый

0 0 1 Fпериод и связанные с этим возмож ности передачи документов для машинописи. Вместе с

0 0 1 Fтем следует проверить качество черновика с точки зрения соблю дения правил подготовки

0 0 1 Fдокументов к машинописи, в част ности наличие в черновике мест, трудных для

0 0 1 Fзрительного восприятия (например, написанных мелким или неразборчи вым почерком), а

0 0 1 Fтакже латинских знаков, формул, сокраще ний; фрагментов текста, написанных

карандашом, зелеными или красными чернилами и т.п. В случае выявления подобных 0 0 1 Fнедочетов текст возвращается для переоформления исполни телю. Желательно направить во

0 0 1 Fвсе подразделения организа ции, имеющие отношение к документированию ее

0 0 1 F

0 0 1 Fдеятельнос ти, краткие памятки с требованиями к черновикам, подлежа щим передаче в

машбюро.

Учет машинописи, выполненной машбюро или отдельными лицами, секретарь ведет в 0 0 1 Fспециальном журнале, где отме чаются даты исполнения заказа, его объем в листах и

количество экземпляров, качество исполнения. Передача работ для машинописи может также 0 0 1 Fвестись и путем оформления зака зов на специальных бланках. Форма организации

0 0 1 F

0 0 1 Fмашинопис ных работ должна быть оговорена в инструкции по делопро изводству

конкретной организации и доведена до сведения заинтересованных специалистов. 0 0 1 F В случае приема от сотрудников документов для копиро вания (размножения) секретарь

0 0 1 Fобязан проверить эти доку менты с точки зрения их пригодности для копирования, т.е.

четкость шрифтовых знаков и линий, отсутствие цветов, не воспроизводимых при

копировании, и т.п. Как и в случае с машинописными работами, в организации (во всех 0 0 1 Fподраз делениях, ведущих документационные операции) должен иметься перечень

0 0 1 Fтребований к оригиналам, подлежащим ко пированию.

0 0 1 FКопирование (размножение) небольших объемов докумен тации может осуществляться

непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем 0 0 1 F

0 0 1 Fмес те (например, путем использования термокопировального ап парата). При

необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет 0 0 1 F

0 0 1 Fосуществ ляться силами специализированного подразделения или сто ронней организации,

0 0 1 Fзаинтересованное подразделение подго тавливает заказ, где указываются количество листов,

0 0 1 F

0 0 1 Fподле жащих копированию, тираж, масштаб, характер размножае мой документации

0 0 1 F(текст, таблицы и т.п.) и некоторые дру гие сведения. Такой заказ передается руководителю

0 0 1 F

0 0 1 Fоргани зации или лицу, ответственному за копирование (размноже ние) материалов, и

после получения разрешения направляется на исполнение. Может быть организован и другой

порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который 0 0 1 Fдолжен быть зафиксирован в инструк ции по делопроизводству данной организации.

0 0 1 FСледует обяза тельно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы,

поступившие к секретарю из специализированных документационных подразделений 0 0 1 F(машбюро, копироваль ной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в

заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения

заказа.

0 0 1 FКонтроль исполнения документов и поручений руководст ва имеет своей целью

0 0 1 Fобеспечение своевременного и достаточ ного выполнения указанных документов и

0 0 1 F

0 0 1 Fпоручений. Конт роль исполнения заданий и поручений осуществляется по су ществу их

0 0 1 Fсодержания и правильности составления и оформ ления документов. Контролируются

также сроки исполнения. Это, как правило, входит в обязанности секретаря. Для 0 0 1 Fдоку ментов, по которым срок исполнения не проставлен, таковым являются десять дней. В

организации следует иметь перечень видов документов, срок исполнения которых подлежит 0 0 1 Fобя зательному контролю; с содержанием перечня следует ознакомить заинтересованных

лиц.

На контроль могут быть поставлены также поручения руководства, изложенные в

резолюциях на входящих документах, в устной форме (желателен перенос формулировок 0 0 1 Fэтих поручений на отдельные бланки (листы бумаги), кото рые можно группировать и

хранить для удобства контроля), содержащиеся в организационно-распорядительных 0 0 1 F

0 0 1 Fдокумен тах, издаваемых внутри организации, а также исходящие ини циативные

документы, по которым ожидается поступление информации. 0 0 1 FДокументы на контроль ставятся руководством организа ции, о чем делается отметка «К»

или проставляются штампы «Контроль», «На контроль» и т.п., размещаемые на левом поле

документа. Указания о контроле переносятся на регистрационно-контрольные карточки к 0 0 1 Fсоответствующим доку ментам, затем эти карточки помещаются в специальный раздел

0 0 1 F«Контроль» контрольно-сроковых картотек. Такие кар тотеки можно формировать по

0 0 1 Fсрокам исполнения, подразде лениям-исполнителям, корреспондентам, вопросам и т.п. В

0 0 1 Fних следует предусмотреть разделы для просроченных доку ментов и для документов,

исполнение которых перенесено на следующий срок. Для удобства пользования такими 0 0 1 F

0 0 1 Fкартоте ками применяют цветные индикаторы (рейтеры), прикреп ляемые к календарным

разделам картотеки.

Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с 0 0 1 Fприближающимися сроками исполне ния и регулярно доводить это до сведения конкретных

0 0 1 Fиспол нителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителей о ходе работ по

0 0 1 Fконтролируемым документам. При необхо димости эту информацию можно заносить в

0 0 1 Fрегистрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информа ции секретарь

0 0 1 Fдокладывает руководству в заранее определен ные сроки, а при необходимости и

0 0 1 Fоперативно о случаях воз можного неисполнения документов в установленный срок. В

случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому

работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в

регистрационно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое

подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в

установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых

мер.

При поступлении к секретарю документа, находившегося на контроле, проверяются 0 0 1 Fсоответствие сроков его исполне ния установленным, правильность оформления документа,

0 0 1 Fзатем его передают руководителю или тому лицу, от которо го исходило указание о

постановке на контроль данного документа. Это же должностное лицо принимает решение о 0 0 1 Fснятии документа с контроля и полноте выполнения предписан ных по данному документу

управленческих действий.

После снятия документа с контроля, о чем делает записи само должностное лицо,

ставившее документ на контроль, в регистрационно-контрольных карточках записываются

дата исполнения документа, отметка об исполнении и номер дела, в котором будет находиться копия документа.

0 0 1 FДля повышения уровня документационной работы, анали за результатов исполнения

0 0 1 Fдокументов в установленные сро ки составляется ежемесячная сводка о ходе исполнения

0 0 1 Fдоку ментов в организации.

0 0 1 FФорма сводки о ходе исполнения документов предусмат ривает следующие показатели: 1)

0 0 1 Fдату и номер документа, его вид; 2) краткое содержание документа; 3) установлен ный срок

0 0 1 Fисполнения; 4) исполнитель; 5) состояние исполне ния документа на установленный срок;

0 0 1 F6) причины неиспол нения; 7) ожидаемый срок исполнения.

0 0 1 FСроки представления подобной информации могут изме няться, например, можно

0 0 1 Fпроводить ежедневное информиро вание руководства, подекадное и т.п. Организация такой

0 0 1 Fра боты закрепляется в инструкции по делопроизводству для конкретной организации.

В обязанности секретаря входят составление, оформление и изготовление некоторых видов 0 0 1 Fорганизационно-распоряди тельных документов, в том числе служебных писем, бланков с

0 0 1 Fраспоряжениями и поручениями руководства, телефоног рамм, текстов телеграмм и

телетайпограмм (последние могут представлять подразделения, в таком случае секретарь 0 0 1 F

0 0 1 Fпрове ряет соответствие этих документов действующим требова ниям).

0 0 1 FВ соответствии с указаниями руководства секретарь мо жет составлять для дальнейшего

рассмотрения и подписания, тексты служебных писем по тем вопросам деятельности 0 0 1 Fорга низации, перечень которых определяется руководителем. Целесообразно

0 0 1 Fпредусмотреть использование типовых текс тов по наиболее часто встречающимся

0 0 1 Fуправленческим ситу ациям и заранее заготовленных бланков служебных писем с

трафаретными текстами. Запас таких бланков хранится у секретаря, который по итогам

непосредственной практики ведет постоянную работу с ними, дополняя, редактируя 0 0 1 F

0 0 1 Fиме ющиеся тексты и подготавливая новые. Кроме того, в соот ветствии с имеющейся в

0 0 1 Fорганизации инструкцией по дело производству секретарь может изготовлять на пишущей

0 0 1 Fмашине некоторые служебные письма, поступающие от под разделений.

0 0 1 FПри машинописном оформлении указаний и поручений ру ководства следует

использовать заранее заготовленные листы бумаги разных форматов, на которых

отпечатываются или проставляются специальным штампом необходимые 0 0 1 Fдело производственные реквизиты, в том числе должность лица, отдавшего указание, дата

отдачи указания и передачи его на исполнение (можно проставлять часы и минуты этой 0 0 1 F

0 0 1 Fпереда чи). Такие бланки заполняются, как правило, в двух экзем плярах, один из которых

остается для контроля у секретаря. Можно использовать для записи устных поручений 0 0 1 Fспециаль ные копировальные блокноты.

0 0 1 FРяд документов оформляется в виде телефонограмм. Те лефонограмма представляет

собой разновидность служебного письма, подготавливаемого для оперативного решения

служебных вопросов в виде, наиболее пригодном для передачи по линиям электросвязи.

Использование в этих целях линий электросвязи (в данном случае телефонных) предъявляет

некоторые особые требования к тексту передаваемых по ним документов. Так, рекомендуется

ограничивать объем текста не более чем десятью строками (примерно 30 0 01 Fслов), избе гать

труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов. 0 0 1 FТекст исходящей телефонограммы составляется на специ альном бланке (или на чистом

листе бумаги с соблюдением аналогичного бланку расположения реквизитов и их 0 01 Fобъе мов),

который подписывается руководителем организации или руководителем структурного 0 0 1 Fподразделения в соответ ствии с регламентированным для данной организации порядком

0 0 1 Fведения телефонных переговоров. Текст входящей теле фонограммы записывается на тех же

0 0 1 Fбланках. Возможно веде ние специальных журналов для записи телефонограмм,

объединенных или отдельных для каждого вида. 0 0 1 FПри приеме и передаче телефонограмм записывается сле дующее: от кого поступила или

кому адресована; должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; фамилия лица,

принявшего и передавшего телефонограмму (т/г); дата и время приема (передачи); номера 0 0 1 Fтелефонов переда ющей и принимающей организаций.

В случае ведения междугородных телефонных переговоров сотрудниками подразделений 0 0 1 Fследует вести их учет в специ альном журнале. В нем же отражаются и телефонные

0 0 1 Fперего воры, проводящиеся руководителем организации или по его поручению. Разрешение

0 0 1 Fна ведение междугородных перегово ров выдается руководителем организации и лицами, на

это 0 0 1 Fуполномоченными. В инструкции по делопроизводству дан ной организации оговариваются

0 0 1 Fдолжностные лица, которые имеют право разрешать такие переговоры. Краткое содержа ние

междугородных переговоров, наименование организаций, с кем они велись, должны

записываться в специальный журнал учета ведения междугородных переговоров.

Междугородные телефонные разговоры ведутся в кредит. Расчеты по ним проводятся по 0 0 1 Fтарифу и в сроки, устанавли ваемые местными междугородными телефонными станциями

0 0 1 FМинсвязи СССР. Лимиты на ведение междугородных перего воров определяются

0 0 1 Fфункциональными подразделениями ор ганизации и доводятся до сведения других

0 0 1 Fподразделений. Теми же подразделениями осуществляется контроль за пра вильностью

расходования сумм, выделенных на переговоры, и за своевременностью расчетов с органами

связи. Контроль за ведением переговоров, если они ведутся по телефонам 0 01 Fпод разделений, 0 0 1 Fвозлагается на руководителей данных подразде лений. Секретарь в соответствии со своей

0 0 1 Fдолжностной инст рукцией может вести общий контроль и 0 01 Fкоординацию прово дящихся

0 0 1 Fпереговоров и докладывать полученную информа цию руководству организации.

При необходимости срочной передачи документированной информации она пересылается 0 0 1 Fв виде телеграмм. Если теле фонные переговоры могут вестись и с аппаратов,

0 0 1 F

0 0 1 Fустановлен ных в подразделениях, то подача служебных телеграмм осу ществляется только

0 0 1 Fчерез секретаря или при его непосредст венном участии. Контроль за соблюдением лимитов

средств на телеграммы осуществляется в том же порядке, что и по междугородным

телефонным переговорам. 0 0 1 FПри наличии в организации абонентского телеграфа (теле тайпа) телеграммы,

0 0 1 Fнаправляемые в адреса организаций, име ющих телетайпы, передаются в виде

0 0 1 Fтелетайпограммы. Их текст оформляется в одном экземпляре на чистом листе бу маги,

0 0 1 Fпечатается прописными буквами без знаков препина ния. Текст подписывается

0 0 1 Fруководителем или уполномочен ным на то должностным лицом и после передачи текста

0 0 1 F

0 0 1 Fадре сату помещается секретарем в соответствующее дело при на личии виз ответственных

за его составление должностных лиц. Если телетайпограмма с одинаковым текстом 0 0 1 F

0 0 1 Fнаправ ляется нескольким абонентам, то к ней прикладывается спи сок этих абонентов.

Допускается использование телетайпов для прямых переговоров с организациями, 0 0 1 Fимеющими або нентский телеграф. Прямые переговоры допускаются только с ведома

руководителя организации, и их продолжительность по возможности должна быть

ограничена (не более 10 мин). Разрешение на ведение таких переговоров оформляется, на 0 0 1 Fспециальном бланке, в котором указывается, с кем разреше но вести переговоры и по

какому вопросу. 0 0 1 FПо окончании переговоров лицо, их проводившее, записы вает сведения о переговорах в

специальный журнал.

0 0 1 FПосле заполнения журнала лицу, проводившему перегово ры, выдается их текст,

записанный телетайпом. В дальнейшем запись текста переговоров включается в 0 0 1 Fсоответствующее де ло.

0 0 1 FВ ходе осуществления документационных операций секре тарь изготовляет копии

0 0 1 Fдокументов и выдает их заинтересо ванным лицам. Делается это с разрешения (по

0 0 1 Fуказанию) руководителя организации. При оформлении документов, ка сающихся приема

0 0 1 Fграждан на работу, учебу, при формиро вании личных дел организация может изготавливать

0 0 1 Fкопии документов, выданных другими организациями и необходи мых для решения

0 0 1 Fсоответствующих вопросов (копии свиде тельств о рождении, дипломов об окончании

0 0 1 Fучебных за ведений и т.п.).

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда эта копия выдана, а на самой копии

делается отметка о том, что подлинник хранится в данной организации. 0 0 1 FКопия документа изготавливается машинописным спосо бам или при помощи средств

копировально-множительной техники. При изготовлении копии машинописным способом не 0 0 1 Fна бланке организации, а на чистом листе бумаги текст до кумента перепечатывается

полностью, включая реквизиты бланка. На первом листе копии в правом верхнем углу 0 0 1 Fставится отметка «Копия». Машинописные копии и копии, полу ченные при помощи

средств копировально-множительной техники, но не воспроизводящие факсимильной 0 0 1 Fподписи под линника, заверяются должностным лицом, удостоверяющим их полное

соответствие подлиннику.

Для заверения копии ниже реквизита «подпись» от левого поля документа проставляются 0 0 1 Fзаверительная надпись «Вер но»; наименование должности заверившего копию, его

личная подпись и ее расшифровка; дата заверения и печать. 0 0 1 F На секретаря возлагается хранение и проставление гербо вой и простой печатей

0 0 1 Fорганизации. В инструкции по дело производству данной организации оговариваются

случаи проставления гербовой или простои печати. Так, гербовая печать проставляется на

личных подписях руководителей организации в документах, удостоверяющих юридические 0 0 1 Fили физические права лиц, устанавливающих факты расходо вания денежных средств и

0 0 1 Fматериальных ценностей, на уста вах и т.п.

Печати хранятся в специальных сейфах, ключи от которых могут иметься только у секретаря и должностных лиц, особо назначенных приказом руководителя.

0 0 1 FСекретарь хранит также бланки организации, используе мые как документы строгой

0 0 1 Fотчетности. Бланки централи зованно заказываются и изготовляются подразделениями

организации, имеющими необходимое для этого техническое оснащение, или сторонними 0 0 1 Fспециализированными органи зациями. Бланки для оформления служебных документов

могут выдаваться и подразделениям, в которых выделяются для этого ответственные лица.

Секретарь должен вести учет использования служебных бланков как по организации в целом,

так и по структурным подразделениям. 0 0 1 F Бланки служебные следует хранить в несгораемых шка фах, ключи от которых находятся

у секретаря и передаются работникам организации, список которых утверждает 0 0 1 Fруко водитель.

Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, 0 0 1 Fвозникающих в процессе деятель ности организации. В этих целях осуществляется

0 0 1 Fсоставление номенклатур дел и последующее их формирование в теку щем

0 0 1 Fделопроизводстве. Номенклатура дел — это системати зированный перечень типовых

0 0 1 Fвопросов, участков и направ лений работ, которые ведутся организацией и требуют

0 0 1 Fобяза тельного документированного решения и оформления. В этих работах могут

0 0 1 Fдополнительно возникнуть, и новые докумен тируемые участки работы и связанные с этим

0 0 1 Fдела, для кото рых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции.

0 0 1 F Составление номенклатуры может вестись секретарем, ко торый получает предложения

от структурных подразделений, или группой сотрудников, образовываемой в соответствии с 0 0 1 Fуказаниями руководства. К составлению номенклатуры мо гут привлекаться и сторонние

0 0 1 Fспециализированные организа ции. При составлении номенклатуры рекомендуется

0 0 1 F

0 0 1 Fисполь зовать ранее имевшиеся номенклатуры, положения об орга низации и ее

структурных подразделениях, общесоюзные и ведомственные перечни документов с 0 0 1 Fуказанием сроков хра нения документов, действующие нормативно-методические

документы общесоюзных и местных архивных учреждений. В номенклатуру следует 0 0 1 Fвключать все дела и документы, об разующиеся в деятельности организации, а также все

0 0 1 Fсправоч ные картотеки к документам.

0 0 1 FПри составлении заголовков к делам следует избегать об щих названий (например «общая

переписка», «справочный материал» и т.п.), у дел с перепиской в заголовке обязательно

указывается, с кем и о чем она ведется. 0 0 1 F При определении срока хранения дед учитываются требова ния действующих

0 0 1 Fнормативно-методических документов (пе речней) . В необходимых случаях делается

0 0 1 Fотметка о том, что по истечении срока хранения дела для определения целесооб разности

дальнейшего его хранения или уничтожения следует проводить дополнительную экспертизу (пометка «ЭПК»).

0 0 1 F По окончании делопроизводственного года в конце номен клатуры делается итоговая

запись о количестве заведенных дел (томов), причем дела постоянного и временного сроков

хранения подсчитываются раздельно.

0 0 1 F Номенклатура после составления согласовывается с мест ным архивным учреждением и

утверждается руководством организации. Утвержденная номенклатура может действовать в 0 0 1 Fтечение ряда лет и подлежит пересоставлению и переутверж дению только в случае

0 0 1 Fкоренного изменения функций и стру ктуры организации. Если таких изменений не

0 0 1 Fпроисходит, в конце года номенклатура уточняется, дополняется и вво дится в действие с 1

января следующего года. 0 0 1 F Экземпляры номенклатур находятся у руководства, сек ретаря и (в извлечениях) в

0 0 1 Fструктурных подразделениях ор ганизации.

0 0 1 F Дела в организации следует формировать в строгом соот ветствии с имеющейся

0 0 1 Fноменклатурой. Секретарь контроли рует формирование дел в структурных подразделениях,

0 0 1 Fпри обнаружении недостатков информирует об этом ответствен ных лиц в подразделении, а

в случае непринятия ими мер по исправлению выявленных недочетов докладывает об этом

руководству организации.

При формировании дел запрещается: объединять в них документы постоянного и

временного сроков хранения; включать документы, относящиеся к разным вопросам, и с 0 0 1 Fпометками «подлежит возврату «; включать несколько экзем пляров одного и того же

0 0 1 Fдокумента, а также черновики и кон верты. Из дел изымаются металлические и

0 0 1 F

0 0 1 Fпластмассовые бу лавки и скрепки. Дела с документами постоянного срока хра нения

формируются отдельно от дел временного хранения. 0 0 1 FВ дела группируются документы одного года (за исключе нием переходящих). Годовые

0 0 1 Fпланы, сметы, отчеты группи руются отдельно от проектов этих же документов и остаются

в делах того года, к которому относятся (так, отчеты за 1990 г. составляются в 1991 г., но 0 0 1 Fпомещаются в дела за 1990 г.). Материалы к протоколам заседаний коллегий (док лады,

0 0 1 Fсправки и т.д.) формируются в дела отдельно от прото колов этих заседаний. Приказы по

основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Включение

документов в дела должно проводиться в день окончания их исполнения, после проставления

на них отметки «В дело №___».

0 0 1 FДокументы внутри дел располагаются следующим обра зом:

в хронологическом порядке, начиная с ранних по датам документов и кончая более

поздними (приказы, протоколы, постановления и т.д.); переписка формируется в 0 0 1 Fпоследо вательности дат, причем документ-запрос помещается перед документом-ответом;

в логической последовательности (личные дела). Такие комплексы начинаются с

инициативного документа, затем в хронологической последовательности размещаются 0 0 1 Fдокумен ты, поступающие по ходу ведения данного дела;

0 0 1 Fв алфавитном порядке. Так формируются дела с предло жениями, заявлениями и

жалобами трудящихся.

При включении документов в дело необходимо проверить правильность их оформления

(наличие дат, номера, отметки «В дело» и t.п.) и соответствие содержания документа 0 0 1 Fсодер жанию дела, в которое он направляется.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов (3 — 4 см толщиной). Если дела

включают большее количество листов, то они делятся на тома (части) под одним и тем же 0 0 1 Fзаголовком, о чем делается запись в номенклатуре дел. При ложения в зависимости от

объемов оформляются в отдельные тома (части) или присоединяются к тем документам, к 0 0 1 Fкото рым они относятся.

Документы постоянного, срока хранения подшиваются и хранятся в твердых папках (обложках). На обложке каждого дела проставляются полное и сокращенное наименование

0 0 1 Fор ганизации; название структурного подразделения; номер дела по номенклатуре;

0 0 1 Fзаголовок дела (в соответствии с но менклатурой); даты заведения и окончания дела. После

окончания дела на обложке проставляются количество листов данного дела и срок его 0 0 1 Fхранения с указанием соответствую щей статьи перечня. Номер дела проставляется и на его

0 0 1 Fко решке.

Дела постоянного срока хранения нумеруются простым графитным карандашом в правом 0 0 1 Fверхнем углу; если дело состоит из нескольких томов, каждый том нумеруется отде льно. В

0 0 1 Fконце дела помещается заверительная надпись, в кото рой указывается количество

0 0 1 Fпронумерованных листов, ого варивается наличие пропущенных и литерных номеров, а

0 0 1 Fтакже внутренней описи, фотографий и других изобразитель ных материалов. В

заверительной надписи указываются дата ее составления, наименование должности

составлявшего, его личная подпись и ее расшифровка. 0 0 1 FФормирование дел с документами временных сроков хра нения может вестись

0 0 1 Fупрощенно. Разрешается оставлять доку менты в скоросшивателях, не нумеровать листы и

не делать в связи с этим заверительной надписи. На дела с временным сроком хранения не

составляется опись, их учет ведется по номенклатуре дел.

Хранение дел может осуществляться централизованно у секретаря или децентрализовано 0 0 1 F— у секретаря и в струк турных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел. Дела

должны храниться в запирающихся шкафах, ключи от которых находятся у секретаря и лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях. С внутренней стороны шкафов

прикрепляется номенклатура (выписки из нее) хранящихся в них дел.

Яд секретаря может быть возложена организация работы по экспертизе научной и

практической ценности хранящихся в организации документальных материалов. Для

проведения такой экспертизы создаются экспертные комиссии из числа наиболее

0 0 1 Fквалифицированных работников организации, ко торые назначаются приказом руководства

0 0 1 F

0 0 1 Fорганизации. Засе дания этих комиссий обязательно протоколируются. Прото колы

0 0 1 Fутверждаются руководством, оно же утверждает и по ложение об экспертной комиссии.

Отбор дел к уничтожению оформляется актом, составляемым в соответствии с

действующими нормативно-методическими документами. Акт после рассмотрения 0 0 1 Fэкспертной комиссией утверждается руковод ством. Акты должны согласовываться с

0 0 1 F

0 0 1 Fместными архивны ми учреждениями, если это определено статусом данной орга низации.

0 0 1 FНепосредственное уничтожение отобранных доку ментов может производиться только

после утверждения описей на документы постоянного хранения. Выделенные документы

целесообразно передавать органам по вторичному использованию сырья с получением от них

соответствующих квитанций. В случае передачи дел в ведомственный, местный или иной архив документы

подготавливаются в порядке, определенном инструкцией по делопроизводству данной

организации.

В обязанности секретаря входит выдача документов и дел организации. Письмо,

подписанное руководством, может быть выдано адресату при предъявлении им документа, 0 0 1 F

0 0 1 Fудос товеряющего личность. Ознакомление с документами, посту пившими в адрес

руководства, а также с постановлениями и распоряжениями правительственных инстанций

производится только с разрешения руководства. Выдача документов во временное

пользование производится только с разрешения руководства организации, 0 0 1 FВ случае выдачи документов (дел) во временное пользо вание секретарь составляет

карточку-заместитель, которая хранится в деле до момента возвращения документа, после

чего изымается и уничтожается. На карточке-заместителе указываются поисковые данные 0 0 1 Fвыданного материала и при водятся с обязательной расшифровкой личная подпись

0 0 1 Fсотруд ника, получившего материал, номер его служебного телефона и служебный адрес,

проставляются даты выдачи и ожидаемого возвращения.

В ходе осуществления возложенных на него документационных операций секретарь 0 0 1 Fнакапливает информацию о состо янии документационного обеспечения как по организации

в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления

документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических 0 0 1 Fсредств (например, о ведении переговоров по телетайпу), ис пользовании служебных

0 0 1 Fбланков и т.п. В регламентах об ор ганизации работы руководства и его взаимодействии с

0 0 1 Fсекре тарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц) передача на

рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам.

Можно также производить Проверки состояния делопроизводства в структурных 0 0 1 Fподразделениях с привлечением специалистов органи зации. По итогам проведенных

0 0 1 Fпроверок и просмотра подго тавливаемой секретарем информации принимаются меры (в

случае необходимости оперативные) по исправлению выявленных недостатков.

Для улучшения состояния документационного обеспечения деятельности организации

проводится учеба сотрудников по вопросам делопроизводства без отрыва от производства. К 0 0 1 Fее проведению можно привлекать работников специализиро ванных учреждений. На

секретаря в этих случаях возлагаются организация учебы и контроль за ее проведением,

Наряду с документационными операциями в комплекс операций секретарской службы

входят организационные, в основном касающиеся информационного обеспечения 0 0 1 Fруко водства.

0 0 1 FВ обязанности секретаря входит также ведение телефон ных переговоров, определение

целесообразности соединения руководителя с вызывающим его абонентом или 0 0 1 F

0 0 1 Fфиксирова ние информации. В случае отсутствия руководителя на осно вании его указаний

0 0 1 Fсекретарь не только фиксирует поступаю щую в его адрес информацию, но и сообщает о

0 0 1 F

0 0 1 Fфакте отсут ствия руководителя, ориентировочных сроках его возвраще ния, а также

предлагает обратиться для решения возникших вопросов к тому или иному должностному 0 0 1 Fлицу. При осна щении рабочего места руководителя автоматическим 0 01 Fтеле фонным

0 0 1 Fответчиком секретарь проверяет качество записан ной информации, а также переносит ее на

бумагу. О всей поступившей в отсутствие руководителя телефонной 0 01 Fинформа ции он 0 0 1 Fставится в известность в письменной или устной фор ме, телефонограммы докладываются

0 0 1 Fв зависимости от их со держания оперативно или вместе с другими входящими

0 0 1 Fдоку ментами.

При организации междугородных телефонных переговоров с пунктами, с которыми не 0 0 1 Fустановлена автоматическая теле фонная связь, необходимо заблаговременно осуществить

0 0 1 Fзаказ на местном учреждении связи в соответствии с дейст вующими правилами, получив

заранее сведения о желаемой продолжительности переговоров, лицах, с которыми предстоит

вести переговоры, времени проведения переговоров с учетом разницы поясного времени.

При организации переговоров с пунктами, где имеется автоматическая междугородная связь,

секретарь непосредственно на основании полученной информации осуществляет соединение 0 0 1 Fс запрашиваемым або нентом и извещает об этом руководителя. Учет таких переговоров

осуществляется секретарем в отдельном журнале, сведения из которого передаются в

бухгалтерию для оплаты в установленном порядке. Секретарь в соответствии с указаниями руководства может давать по телефону справки о

0 0 1 Fместонахождении организа ции, ее справочных телефонах, об основных направлениях

0 0 1 Fдеятельности и должностных лицах, ведущих эти направле ния, а также сведения об

0 0 1 Fисполнении тех или иных докумен тов, поступивших в организацию. Для удобства

справочной работы он должен быть обеспечен телефонными справочниками как самой

0 0 1 Fорганизации, так и организаций вышестоя щих, подведомственных и родственных, а также

телефонами сторонних организаций, наиболее часто контактирующих с данной

организацией.

В число организационных операций входит подготовка служебных командировок. В

соответствии с устанавливаемой в данной организации регламентацией на секретаря может

быть возложена подготовка служебных командировок как руководства, так и других

работников организации. В этих регламентах следует предусматривать порядок: составления 0 0 1 Fкомандировочных заданий; составления приказов (распоря жений) о проведении

0 0 1 Fкомандировок; подготовки техничес кого и финансового отчета о командировках и

примерные формы таких документов с образцами их заполнения.

0 0 1 FНа секретаря может быть возложена обязанность по обес печению отъезда

командируемых, в том числе приобретение билетов в наиболее приемлемые сроки и

предварительный заказ гостиниц в местах командирования (если размещение

обеспечивает принимающая организация, то ей заблаговременно направляется

информация о количестве командируемых и их персональном составе). Секретарь, как 0 0 1 Fправило, изго тавливает приказ о командировке и командировочные удостоверения,

для регистрации которых он ведет специальный журнал, где отмечает номера

выданных удостоверений, кому эти удостоверения выданы. Лица, получившие

удостоверения, ставят свою подпись, секретарь проставляет сроки убытия и

фактического прибытия командированного, делает отметки о сдаче тематического и 0 0 1 Fфинансового отчетов. При оформле нии командировок и- финансовых отчетов по ним

0 0 1 Fследует руководствоваться положениями постановления Совета Ми нистров СССР от

0 0 1 F18 марта 1988г. «О служебных командиров ках в пределах СССР»'.

0 0 1 FЕсли размер расходов на служебную командировку (рас ходы по найму жилого

0 0 1 Fпомещения и проезду к месту коман дирования и обратно) известен заранее, то оплата этих

0 0 1 Fрасхо дов с согласия командируемых работников производится без представления

подтверждающих документов. 0 0 1 FВажным элементом организационной стороны секретар ского обслуживания является

обеспечение личных контактов руководства с посетителями. Такое обеспечение ведется в 0 0 1 F

0 0 1 Fот ношении следующих групп посетителей: граждане, сотрудни ки данной организации,

работники родственных и сторонних организаций. Прием граждан проводится в заранее оговоренные дни и часы, которые фиксируются в

объявлениях, помещенных у входа в организацию, на справочно-информационных стендах 0 0 1 Fвнутри самой организации и у служебных помещений руко водства. Сотрудники

организации для решения вопросов, не связанных со служебной деятельностью, 0 0 1 Fпринимаются руко водителем наравне со всеми гражданами.

Секретарь ведет предварительную запись граждан на прием, в ходе которой устанавливает 0 0 1 Fправильность обращения имен но в данную организацию, записывает фамилию, имя и

0 0 1 Fот чество посетителя, краткое содержание интересующего его вопроса. Все эти сведения

фиксируются в специальной книге (журнале) или на карточках, из которых затем

формируется картотека, ведущаяся по алфавитному признаку. Секретарь может

дополнительно извещать граждан о конкретном дне и часе их приема. В случае

неправильного выбора организации для обращения секретарь рекомендует гражданину 0 0 1 F

0 0 1 Fорганиза цию, где наиболее полно может быть рассмотрен интересую щий его вопрос.

0 0 1 FПри необходимости секретарь подготавливает для прове дения приема граждан

требующуюся для этого информацию, в том числе документальные материалы по

упоминаемым посетителями вопросам, сведения о повторных посещениях. 0 0 1 FВ ходе приема секретарь обеспечивает соблюдение имею щейся по предварительной

записи очередности и ведет запись решений в книге (журнале) и карточках по итогам 0 0 1 Fперегово ров руководителя с гражданами. Впоследствии секретарь извещает граждан лично,

0 0 1 Fпо телефону или письменно об окон чательном решении по их вопросам (о сроках

исполнения таких документов и контроле за их исполнением упоминается отдельно). 0 0 1 FДля приема сотрудников организации дополнительно выде ляются специальные дни в

неделе, декаде, месяце и т.д., например «день открытых дверей», «день открытого письма».

Для их проведения не требуется предварительных записей на прием; ведется протокольная

запись беседы руководителя с сотрудниками, в ходе которой вопросы решаются 0 01 Fоператив но

на месте или оговариваются сроки и формы их решения. Прием руководителем сотрудников

данной организации по служебным вопросам проводится в заранее установленные сроки, о

чем путем помещения объявлений информируется весь персонал организации. Сведения о 0 0 1 Fпорядке приема сот рудников по служебным вопросам могут включаться также в разного

рода регламенты. 0 0 1 FСекретарь должен располагать перечнем вопросов, по ко торым руководитель принимает

0 0 1 Fвне зависимости от установ ленного времени, а также списком должностных лиц,

0 0 1 F

0 0 1 Fимею щих неограниченный доступ к руководителю. При возникно вении неотложной

0 0 1 Fнеобходимости контакта сотрудника с ру ководителем в нарушение существующего порядка

0 0 1 Fсекре тарь информирует об этом руководителя и о его решении сообщает сотруднику.

Секретарю целесообразно вести запись поручений и указаний, возникающих по итогам

посещений сотрудников. 0 0 1 FПосещение сотрудниками руководителя может быть заме нено его обходом рабочих мест.

0 0 1 F

0 0 1 FПри необходимости секре тарь информирует руководство подразделений о предстоя щем

0 0 1 Fобходе и тех вопросах, которые намечено при этом рас смотреть. В соответствии с

0 0 1 Fуказанием руководителя секре тарь может вести запись его бесед с сотрудниками во время

обхода.

Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних 0 0 1 Fорганизаций, в том числе и при бивших в командировку) предварительно согласовывается.

В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В

случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить 0 0 1 F

0 0 1 Fинтересую щие того вопросы и целесообразность встречи именно с ру ководителем

организации (ведь тот или иной вопрос может быть решен на уровне конкретного

подразделения). Если же вопрос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает 0 0 1 Fо создавшейся ситуации руководителю и информи рует посетителя о возможности беседы.

0 0 1 F

0 0 1 FВ случае невозмож ности оперативного приема посетителя ему сообщается о точ ной дате

0 0 1 Fи времени возможного приема. Одновременно сек ретарь записывает данные о посетителе

0 0 1 F(фамилию, организа цию, должность, адрес и телефона) и сообщает ему телефоны

0 0 1 Fорганизации, по которым он может получить дополнитель ную интересующую его

0 0 1 Fинформацию. При наличии у посети телей командировочных документов,

свидетельствующих о направлении их именно в данную организацию, в таких 0 01 Fдоку ментах

делаются необходимые отметки. 0 0 1 FВ число организационных операций секретарского обслу живания входит обеспечение

руководства необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, 0 0 1 F

0 0 1 Fкноп ками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руково дителя средствами

0 0 1 Fоргтехники секретарь обеспечивает их над лежащее эксплуатационное состояние и

0 0 1 Fнеобходимый техни ческий уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и

т.п.), для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений

организации, а в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций. 0 0 1 FВ обязанности секретаря входит также обеспечение нор мальных условий труда

(освещение, температура и т.п.) в рабочем помещении руководителя и на своем рабочем

месте.

В комплекс условий труда входят следующие показатели.

Освещенность. Наиболее целесообразно комбинированное освещение — общее для всего 0 0 1 Fпомещения и местное для кон кретного рабочего места. Для местного освещения мощность

0 0 1 Fламп не должна превышать 75 Вт. Следует также предусмат ривать оснащение рабочих мест

светозащитными шторами. Минимальная норма освещенности равна 300 Лк. Следует 0 0 1 Fучитывать, что окраска помещений в светлые тона за счет бо лее высокого коэффициента их

отражения (до 40% и выше) на 20 — 30% повышает их освещенность без дополнительных

затрат.

Микроклимат. Наиболее благоприятными являются температура служебного помещения +

20 - 22°С, относительная влажность воздуха в зимний период 45— 50% в летний период -

50- 55%. Воздух должен быть чистым. 0 0 1 FДля обеспечения его чистоты помимо естественной и ис кусственной (кондиционеры)

вентиляции могут применяться бытовые воздухоочистители.

Улучшает состав воздуха, снимает зрительное утомление озеленение служебных

помещений, являющееся вместе с тем и эстетическим элементом интерьера. При выборе 0 0 1 Fрасте ний необходимо учитывать размещение служебных помещений относительно строн

света, а также температурный режим и влажность воздуха. Цвет и формы растений должны 0 0 1 Fгармо нировать с цветом окраски помещений и размещенного в них оборудования.

0 0 1 FЦветность. Рекомендуется использовать светлые тона цве товой окраски служебных

0 0 1 Fпомещений, например оттенки зе леного, голубого, желтого и промежуточные.

Шум. Уровень шума не должен превышать 60 дБ. Для понижения шумовых уровней 0 0 1 Fприменяются акустическая обив ка стен, устройство подвесных акустических потолков и

установка акустических экранов.

При оснащении рабочего места секретаря техническими средствами, специализированной 0 0 1 Fмебелью и другим оборудо ванием следует предусматривать возможности для гибкого

0 0 1 Fиспользования технических средств; максимальной электри фикации, хранения личных

вещей, расстановки рабочих и дополнительных столов и тумб в различной 0 0 1 F

0 0 1 Fпоследователь ности, хранения различных носителей информации, в том чис ле

микрофильмов и магнитных лент, модульного расширения имеющихся столов, шкафов и т.п.,

а также для создания разных уровней высоты рабочих поверхностей мебели при одной

высоте подставки для ног. 0 0 1 FНеобходимо учитывать также периодичность и трудоем кость выполняемых секретарем

операций, характер и объем документации, с которой он работает, взаимосвязи секретаря с 0 0 1 Fподразделениями организации и со сторонними организаци ями. Если для размещения

посетителей, ожидающих приема, выделяется специальная комната, то она должна

находиться рядом с помещением, где располагается секретарь, и иметь достаточное

количество конторских стульев, диванов и т.п.

Рабочее место секретаря следует обеспечить справочно-информационными материалами, 0 0 1 Fнеобходимыми ему для опе ративной работы, в том числе телефонными справочниками,

справочниками по административно-территориальному делению, орфографическими 0 0 1 Fсправочниками, словарями техничес ких отраслевых терминов, каталогами, проспектами и

т.п. Все эти материалы должны иметь яркую и четкую индикацию для ускорений их поиска 0 0 1 Fи храниться в специализированных сред ствах оргтехники.

При выделении площади для размещения рабочего места секретари необходимо учитывать

возможность размещениям посетителей без возникновения помех для нормальной работы

секретаря.

При определении площади, необходимой для размещения рабочего места секретаря,

следует руководствоваться действующими нормативно-методическими документами 0 0 1 F(напри мер, «Строительными нормами и правилами» и т.п.), имея при этом в виду

0 0 1 Fвыделение площади для приема и перегово ров с посетителями не менее 12 м2.

Ориентировочно площадь для размещения рабочего места секретаря должна занимать от 8 до

24м2.

При определении времени работы секретаря учитывается время, в течение которого он 0 0 1 Fвыполняет работы, как предус мотренные, так и не предусмотренные должностной

0 0 1 Fинструк цией, и время перерывов на отдых и личные надобности. Жёсткой регламентации

подлежит время для перерывов на отдых, которое желательно назначать на середину

рабочего дня. В течение этого перерыва, который должен длиться от 30 до 60 мин, следует 0 0 1 Fпредусмотреть прием пищи и после обеденный отдых. Желательно также устраивать

перерывы для предупреждения утомления до 5 мин после каждого часа работы. График 0 0 1 Fобеденного перерыва секретаря нужно стро ить с учетом графика такого перерыва у

руководителя, но возможно и несовпадение этих графиков. 0 0 1 F Многообразие операций секретарского обслуживания тре бует их регламентационного

0 0 1 Fоформления. В этих целях сле дует разрабатывать должностные инструкции для секретарей

0 0 1 Fс учетом действующих регламентов работы в данной органи зации. Такие инструкции как

правило, должны включать следующие основные разделы: 1) общие положения, 2) 0 0 1 F

0 0 1 Fосно вные обязанности, 3) права, 4) ответственность, 5) взаимоот ношения.

0 0 1 F В разделе «Общие положения» излагаются квалификацион ные требования к секретарю,

0 0 1 Fпорядок его приема и уволь нения; определяются документы, которыми он должен

0 0 1 F

0 0 1 Fруко водствоваться в своей работе. В разделе «Основные обязан ности» перечисляются все

документационные и организационные операции, исполнение которых возлагается на

секретаря. В разделе «Права» излагаются права» которыми он может пользоваться в своей 0 0 1 Fработе. Раздел «Ответственность» со держит упоминание о тех видах ответственности,

0 0 1 Fкоторая воз лагается на секретаря при исполнении им своих обязанностей и использовании

0 0 1 Fимеющихся у него прав. В разделе «Взаимо отношения» оговариваются взаимоотношения

секретаря с руководителями организации, руководителями структурных подразделений и

служб, с отдельными работниками организации. 0 0 1 F В том случае, если выполнение секретарского обслужива ния возлагается на специальное

подразделение, составляются положение о таком подразделении и должностные инструкции

на работников этого подразделения.

комментарии (0)
Здесь пока нет комментариев
Ваш комментарий может быть первым
Это только предварительный просмотр
3 страница на 22 страницах
Скачать документ