Использование номенклатуры дел в ведомственном архиве курсовая по новому или неперечисленному предмету , Дипломные работы из Архивоведение
refbank18964
refbank18964

Использование номенклатуры дел в ведомственном архиве курсовая по новому или неперечисленному предмету , Дипломные работы из Архивоведение

22 стр-ы.
3Количество скачиваний
452Количество просмотров
Описание
Использование номенклатуры дел в ведомственном архиве курсовая по новому или неперечисленному предмету
20 баллов
Количество баллов, необходимое для скачивания
этого документа
Скачать документ
Предварительный просмотр3 стр-ы. / 22
Это только предварительный просмотр
3 стр. на 22 стр.
Скачать документ
Это только предварительный просмотр
3 стр. на 22 стр.
Скачать документ
Это только предварительный просмотр
3 стр. на 22 стр.
Скачать документ
Это только предварительный просмотр
3 стр. на 22 стр.
Скачать документ

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1 Номенклатура дел

1.1 Общие требования к номенклатуре

1.2 Виды номенклатуры

1.3 Разработка номенклатуры дел

1.3.1 Определение круга документов для включения в номенклатуру

1.3.2 Составление заголовков дел

1.3.3 Разработка классификационной схемы

1.3.4 Определение сроков хранения

1.3.4.1 Современная система перечней документов

1.3.5 Индексация дел

1.3.6 Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

1.4 Особенности составления и ведения номенклатуры дел конфиденциальных

документов

1.5 Подготовка сводной номенклатуры дел

1.5.1 Оформление итоговой записи

1.6 Использование номенклатуры дел в оперативном хранении и ведомственном

архиве

Список литературы

Приложение

Введение

Все организации создают и получают огромное количество служебных

документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации,

памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой

информации возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное

распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень

наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков

хранения, по установленной форме.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов,

классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

- распределение исполнительных документов в дела;

- систематизация дел;

- закрепление индексов дел;

- установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

- служит основой для составления описей дел постоянного и временного

(свыше 10 лет включительно) хранения;

- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации

дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

- является основой для составления актов на уничтожение дел;

- может быть использована в качестве схемы для построения справочной

картотеки на использованные документы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная

номенклатура дел конкретной организации.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для

однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с

указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами

документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их

руководителями.

Окончание делопроизводственного года знаменует переход к следующему

этапу жизненного цикла номенклатуры – утверждению сводной итоговой

номенклатуры и оформлению итоговой записи. В течение года структурные

подразделения формировали дела в соответствии со сводной плановой

номенклатурой, в процессе работы были заведены новые дела, скорректированы

заголовки дел, некоторые дела были переданы в другие структурные подразделения,

часть дел была окончена делопроизводством. С целью определения и закрепления

реальной картины состава и объема дел, созданных в истекшем

делопроизводственном году, разрабатывается сводная итоговая номенклатура дел.

Тема актуальна, так как в организациях для сдачи документов на государственное

хранение необходима сводная номенклатура дел.

ЦЕЛЬ: освоить разработку классификационной схемы номенклатуры дел и состава

документов

ЗАДАЧИ:

1 Исследовать этапы разработки классификационной схемы номенклатуры дел

2 Показать значение номенклатуры дел в организации

3 Усвоить разработку номенклатуры дел

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

1 Номенклатура дел

После исполнения документы определенное время хранятся в организации.

Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима

систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела.

Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или

документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в

отдельную обложку».

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность

использования нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на

группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным

справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела,

является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для

разных целей:

- номенклатура используется как схема классификации при распределении и

группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные

в ней, переносятся затем на обложки дел;

- каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения

документов, включенных в него. Таким образом, с ее помощью намечают

ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом

экспертизы ценности документов;

- номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой

системы по документам предприятия. При регистрации документов в

регистрационный индекс часто включают индекс по номенклатуре. Кроме того,

классификационная схема номенклатуры может быть использована при

формировании справочной картотеки на исполненные документы;

- номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при

сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит

основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и

постоянного;

- номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры

учреждения, организации, предприятия.

1.1 Общие требования к номенклатуре дел

Номенклатура дел как один из основных инструментов организации

делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из

которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности

организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков

хранения;

- конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью

отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность

включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку

хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со

степенью важности и сроком хранения документации.

Составлению номенклатуры предшествует изучение состава, содержания и

количества документов, образующихся в процессе реализации учреждением

(организацией) своих задач. Изучаются уставы и положения об учреждении и его

структурных подразделениях, штатное расписание, классификаторы, справочные

картотеки, номенклатуры дел за прошедшие годы, описи дел постоянного и

долговременного хранения, регистрационно-учетные формы (журналы, картотеки).

Но главным источником являются сами документы организации.

1.2 Виды номенклатур

Различают типовые, примерные и индивидуальные номенклатуры.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по

характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел,

единую индексацию этих дел и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для

организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и

носит рекомендательный характер.

Независимо от существования типовой и примерной номенклатур, каждая

организация должна составлять свою индивидуальную номенклатуру дел.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется

одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список

названий всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В

крупных учреждениях и организациях номенклатура составляется для каждого

структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в

индивидуальную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении

индивидуальной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной

организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной

номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема

документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел,

предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в

индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

1.3 Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: - определение круга документов для включения в номенклатуру;

- составление заголовков (наименований) дел;

- разработка классификационной схемы номенклатуры, то есть порядка

расположения дел;

- определение сроков хранения дел;

- определение системы индексации и установление индексов дел;

- оформление и удостоверение номенклатуры дел.

1.3.1 Определение круга документов для включения в номенклатуру

Основное требование к номенклатуре дел – охват всех документов,

образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться

документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других

организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные

картотеки.

В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих

комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы

общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные

делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения

или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного

года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого

года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура

может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате

появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце

каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру дел печатные издания (сборники, справочники

и т.д.)

1.3.2 Составление заголовков дел

Составление заголовков дел – это самая сложная часть работы при

составлении номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно

отражать основанное содержание документов комплекса, так как именно по

заголовку дела приводиться поиск документов. Заголовок содержит указание на род

заводимого дела (дело, документы, переписка) или назначение вида документа

(приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов,

корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.. В

заголовках дел не употребляют формулировки типа «Разные материалы», «Общая

переписка» и т.п.

Степень конкретизации, детализации наименований дел должна определяться

в каждом конкретном случае и обеспечивать наиболее благоприятные условия для

работы с документами в делопроизводстве и быстрого поиска необходимой

информации.

В заголовках используют следующие признаки:

- номинальный (указывается название документов);

- авторский (приказ директора);

- корреспондентский (по реквизиту определятся адресат);

- предметно-вопросный (содержание документа);

- географический (используется, когда в деле сгруппированы документы

нескольких авторов, но объединенных по территории);

- хронологический (содержит указания за какой-то период).

Понятие дело употребляется в заголовках судебных, следственных, личных,

арбитражных и других дел, содержащих различные по видам документы, связанные

последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например:

«Дело о выделении средств на ремонт краеведческого музея г. Бологое»

При заведении личных дел фамилия, имя и отчество лица, на которого

заводиться дело, указываются в именительном падеже.

Термин документы употребляют в заголовках дел, содержащих документы по

одному и тому же вопросу, но не связанных приложением какому-либо другому

документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды

документов. Например: «Документы о строительстве нового учебного корпуса

университета (утвержденные сметы расходов, планы работ, финансовый отчет,

докладные записки, акты приема работ)»

Использование терминов материалы и документальные материалы

неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим

стандартом.

В наименованиях дел, содержащих переписку, уточняют, с кем и по какому

вопросу она ведется. Однако при указании корреспондента нужно учитывать

следующее:

- если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке

дела, например: «Переписка с фирмой ОМЕГА о выполнении контракта по

поставкам диабетических препаратов».

- если в деле сгруппирована переписка с однородными корреспондентами, их

название в заголовке дела дается обобщенно, например: «Переписка с молочно-

консервными комбинатами о поставке и использовании тары».

- если однородные корреспонденты находятся на одной определенной

территории (край, область, район), целесообразно указывать ее в заголовке,

например: «Переписка со школами Северо-Восточного округа об участии в

математической олимпиаде».

- в случае переписки с разнородными корреспондентами в заголовок дела они

не выносятся, а указывается лишь вопрос, например: «Переписка об организации

международной конференции «Женщины и бизнес»».

Свои особенности имеют заголовки дел, содержащих распорядительную,

плановую и отчетную документацию.

При группировке в деле распорядительных документов и протоколов в

заголовке указываются вид документа, автор и год, например: «Приказы ректора

университета по учебной работе за 2006 год», «Протоколы заседаний совета

директоров за 2006 год».

Заголовки дел, содержащих плановые или отчетные документы, должны

включать указание на вид и характер документов, их периодичность, например:

«Годовой отчет о научно-исследовательской деятельности института»

В заголовке дела, содержащего статистические формы, указываются названия

форм, их номер или условие обозначение (шифр): «Годовой отчет по отдельным

показателям финансовой деятельности предприятия (организации)»

1.3.3 Разработка классификационной схемы

После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть

определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на

учете организационно-структурного построения аппарата управления и

выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного

деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной

организации дела систематизируют по степени из важности с учетом взаимосвязи

документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные

документы директивных и вышестоящих органов, затем – дела, содержащие

организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом

(устав, положения) или структурного подразделения. Далее располагают дела с

распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы,

распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела

с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными),

перепиской и другими документами.

Внутри каждой из перечисленных групп дела располагают по степени из

важности, например, вначале годовые планы, затем квартальные и после них –

месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами. Дела с

перепиской располагают в следующем порядке: вначале – переписка с

директивными и вышестоящими органами, затем – с неподчиненными

организациями и в конце – с подведомственными организациями, если они есть,

своими филиалами и представительствами.

При большом количестве однородных корреспондентов дела можно размещать

в алфавитном порядке наименований корреспондентов или географических

названий.

Номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел

структурных подразделений. В этом случае разделами сводной номенклатуры дел

будут служить названия структурных подразделений, которые располагаются в

соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием организации.

Первым разделом номенклатуры всегда будет служба делопроизводства (например,

канцелярия). Последние разделы – это общественные организации или органы,

действующие на общественных началах.

В организациях без структурного деления или с нестабильной структурой

разделами номенклатуры являются управленческие функции или основные

направления деятельности, например: руководство, планирование, учет,

материально-техническое обеспечение, кадры, документационное обеспечение.

Порядок расположения заголовков дел в номенклатуре организации должен

быть стабильным и одинаковым для всех структурных подразделений, так как только

в этом случае достигается быстрый поиск конкретного дела и необходимых

документов.

1.3.4 Определение сроков хранения

Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных

документов. Сроки хранения – важное основание для группировки документов в

дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет

и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения

конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков

хранения однородных документов в различных местах учреждениях и

предприятиях, а также для оперативного «избавления» от не нужных бумаг

существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору

документов, в которые входят списки источников комплектования перечни

документов, номенклатура дел, классификаторы, методические рекомендации,

указания, памятки и т.д.

Сроки хранения документов – постоянные или временные (один, три, пять,

десять, 15 лет и т.д.) – устанавливаются в зависимости от значимости документов.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и,

следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела

устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший. Например,

если в деле находятся документы со сроком хранения один год, три года и пять лет,

все дело храниться пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом

окончания дела, устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их

хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Перечень – это систематизированные списки документов учреждений,

организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения

документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение

обязателен. Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления

сроков хранения, они являются как бы ключом к созданию конструкции архивного

фонда страны.

1.3.4.1 Современная система перечней документов

В данной системе традиционно различают два типа перечней документов:

- с указанием сроков хранения;

- подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких

видов. В типовых перечнях для всей системы государственных учреждений

унифицируются сроки хранения однородной типовой документации, образующихся

в деятельности всех учреждений, организации и предприятий независимо от их

ведомственной подчиненности и отраслевой направленности. Кроме того, типовые

перечни определяют состав документов, подлежащих передаче в государственные

архивы.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех учреждениях,

организациях и на предприятиях формируются дела с приказами по личному

составу, с бухгалтерской документацией материалами общественных организаций

все эти и другие, так называемые типовые документы выполняют одинаковые для

всех учреждений функции, а по этому должны иметь и одинаковые сроки хранения.

Например, приказы руководства по основной деятельности должны храниться

постоянно, а документы по личному составу возраст-75лет. Списки

военнообязанных, уведомление о прибытии командированных на работу, графики

распределения отпусков и так далее должны храниться только один год. Эти сроки

распространяются на все без исключения предприятия и организации.

Но типовые перечни не содержат сведений о документах, отражающих

отраслевые и другие специфические направления деятельности.

Для больших и сложных фондов, а также для групп однородных фондов

обычно разрабатываются примерные перечни документов, которые являются своего

рода методическими пособиями по экспертизе ценностей при научно-технической

обработке документов фонда.

В примерных перечнях называются документы, подлежащие государственному

хранению, а также документы, подлежащие выделению к уничтожению как не

предоставляющие научной, исторической, экономической ценности.

Ведомственный перечень представляет собой справочник о составе и

содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства,

одной отраслевой системы. Перечень предусматривает максимально полный охват

видов и разновидностей документов, систематизированных в соответствии с

основными функциями и направлениями деятельности учреждений этого ведомства

с указанием сроков хранения каждого вида документов.

Таким образом, типовая документация с едиными общими и обязательными

сроками хранения входит составной частью во все не действенные перечни.

В 90-е годы с появлением организаций разных форм собственности возникла

потребность в подготовке новых видов перечней документов учитывающих

происшедшие изменения.

Весьма своевременным является перечень документов для негосударственных

коммерческих организаций – справочное пособие «Управленческие документы

постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных

коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ производных

кооперативов)». Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в

первую очередь включает примерный перечень управленческих документов

негосударственных коммерческих организаций. Поскольку пособие выпущено в

электронном формате, оно содержит на дискете программу просмотра примерного

перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих

документов.

Данная система перечня охватывает так называемые управленческие

документы. Например, в 1998 году был выпущен «Перечень научно-технической

документации, подлежащей приему в государственные архивы России».

Как видим, рассмотренные перечни представляют 2 типа перечней

документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Сегодня уже можно говорить о новом, третьем, виде перечней, где даны

группы документов как постоянного, так и временного хранения, но последние не

только не дифференцированы по срокам, а напротив обозначены лишь как

«тяготящие» к постоянному сроку хранения. Среди них нет документов, однозначно

имеющих тот или иной временный срок хранения.

Из вышедших в последнее время (2000 г.) типовых перечней наиболее

современным является «Перечень типовых документов образующихся в

деятельности организации с указанием сроков хранения», который явился

логическим продолжением типового перечня документов вышедшего в 1989 году.

В чем же взаимосвязь двух этих перечней?

Во-первых, с момента выхода в свет нового типового перечня утрачивает свою

силу лишь первая часть Типового перечня 1989 года.

Во-вторых, новый Перечень типовых документов распространяет свое

действие, на документы, начиная с 1995 года, а для установления сроков хранения

документов, созданных в 1980-1990 г (до 1995 г.) необходимо продолжать

пользоваться типовым Перечнем 1989 года.

В-третьих, остается действующей 2 часть типового Перечня документов 1989

года, которой необходимо пользоваться при определении сроков хранения

документов по отраслям и специфическим направлениям деятельности организации.

Например, конструкторной, технологической, проектной, научно-исследовательской

и других подобного рода документаций.

Само название нового Перечня типовых документов указывает на то, что он

включает однотипные документы, образующиеся в организациях независимо от их

назначения, уровней и масштаба деятельности и даже форм собственности, то есть

действия нового Перечня типовых документов, распространяется и на документы

негосударственных организаций.

Новый Перечень типовых документов необходимо использовать в качестве

основного нормативного документа и в первую очередь при подготовке

номенклатуры дел и формировании дел в делопроизводстве, а также при

определении сроков хранения и отборке документов на постоянное (вечное)

хранение.

Если вы работаете в учреждении-источнике комплектования (или

потенциальном источнике комплектования для негосударственных организаций), то

без изменений можете использовать те сроки хранения, которые указаны в графе

«срок хранения документов» (графа № 3).

Если вы работаете в государственном или муниципальном учреждении,

которое не является источником комплектования, то вместо графы с указанием срока

хранения «постоянно» используйте графу с указанием срока хранения «10 лет», то

есть сами преобразуйте указанный срок хранения.

Более того, в данном случае негосударственные учреждения рекомендуют

хранить документы «не менее 10 лет срок хранения документов определяется

организацией в соответствии с действующим законодательством и необходимостью

практического использования документов».

Но это правило распространяется не на все документы. Есть целые комплексы

документов, которые необходимо хранить во всех организациях, не являющихся

источником комплектования (государственных, муниципальных, негосударственных)

до момента их ликвидации. Это такие документы как приказы по основной

деятельности, бюллетени голосования, уставы, положения, учредительные

документы и документы их регистрации, а также другие документы нормативно-

правового, имущественно-хозяйственного характера.

Особо следует обращать внимание на изменение сроков хранения документов

по личному составу в учреждениях всех форм собственности.

В стране существует запретная дата, которой является 1945 год. Это означает,

что документы, образовавшиеся до этого срока нельзя указать без согласия с

экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), а для местных дел организовавшихся 1945

года практически устанавливается срок хранения в графе «ПОСТОЯННО».

Необходимо обратить внимание и на отметку ЭПК рядом с определенным

сроком хранения, который означает, что указанная документация в организациях

государственного типа, возможно, будет иметь постоянный срок хранения, что

решается после ее изучения и по согласию с ЭПК государственного и

муниципального архива.

В организациях негосударственного типа отметка верна лишь в том случае,

если данная организация заключила договор с архивным учреждением на передачу

документов. Если негосударственная организация «не контактирует» с архивным

учреждением, то вопрос о сроках хранения таких документов решается экспертной

комиссией самой организации.

В 2000 году вышел в свет еще один новый, не имевший ранее аналогов

«Примерный перечень документов, образующийся в деятельности в кредитных

организациях, с указанием сроков хранения», в составе которого отражены

документы по организационным вопросам управления, экономическому

прогнозированию и кредитованию, кассовым операциям и инкассациям, операция с

ценными бумагами и внешней экономической деятельностью, бухгалтерскому учету

и отчетности, автоматизации банковских работ и других.

Данный Перечень способствует рациональной организации документов в

производстве, обеспечение сохранности, отбору документов на постоянное (вечное)

хранение, установление конкретных сроков хранения документов, а также защите

законных интересов кредиторов, вкладчиков и клиентов организаций.

Особо следует отметить, что применение этого Перечня является

обязательным для кредитных организаций, заключивших договор с архивным

учреждением системы Федеральной архивной службы.

1.3.5 Индексация дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют

условные обозначения, присваиваемые делам – индексы.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура

строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом

дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение

структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного

подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано

в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел

данного подразделения заголовок дела располагается под номером «2» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и

повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз

под одним и тем же индексом.

1.3.6 Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая

разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе

документационного обеспечения управления и Основных правилах работы

ведомственных архивов.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел,

заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

Название раздела Индекс дела Заголовок дела Количество дел

(томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статьи по Перечню

Примечание

01-02 01-03

Устав фирмы Штатное расписание

Пост., ст. 37 Пост., ст. 52

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В

конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения

дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае из появления.

Вторая графа – название заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится

известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа –

количество дел (томов, частей) – заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения

конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для

некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до

минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих

организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например,

положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки.

Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании

делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с

возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел

своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче дел в

архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и

количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел:

По срокам хранения Всего В том числе переходящих

Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно)

8 14 25

1 6

Итого 47 7

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного

хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет

включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий

год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего

номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за

документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия,

организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель

предприятия. Если документы поступают на государственное хранение,

номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив,

принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается

руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех

экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй – в архив, третий

используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по

формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех

экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один

хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения.

Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй

экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура

согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют в

соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

1.4 Особенности составления и ведения номенклатуры дел

конфиденциальных документов

Систематизация конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом

соответствуют тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с

документами открытого доступа.

Вместе с тем задачами, решаемыми при выполнении процедур и операций

формирования и ведения дел с конфиденциальными документами

(конфиденциальных дел), являются не только эффективное использование этих

документов в управленческой и производственной деятельности фирмы, но и

обеспечение сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а

также других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

В период текущего архивного хранения ценные и конфиденциальные

материалы фирмы подвергаются таким же угрозам, как и во время из рассмотрения,

исполнения, обработки и движения. Фирмы это часто не учитывают, исполненные

конфиденциальные документы выпадают из-под контроля службы КД или

референта, что создает благоприятные возможности для злоумышленника

несанкционированно ознакомиться с этими документами или выполнить с ними

иные противоправные действия.

Помимо известных задач номенклатура конфиденциальных дел предназначена

для:

- учета формируемых дел (номенклатурного учета дел) и обеспечения

проверки наличия документов и дел;

- закрепления схемы разрешительной системы доступа руководителей и

сотрудников фирмы к делам;

- учета дел архивного фонда;

- учета движения, использования и уничтожения архивных документов, дел и

других конфиденциальных материалов до передачи в ведомственный архив или

архив фирмы.

Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы,

предназначенные для практической реализации указанных задач: гриф

конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право

пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта

об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма),

отметка о проверке наличия (подписи и дата).

Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру

правовой основной для разрешения исполнителям работать с конкретными делами.

В номенклатуру не включаются конфиденциальные дела и документы, которые

имеют инвентарную форму учета, например техническая и технологическая

документация, печатные издания, аудио-, видеодокументы, особо ценные документы

выделенного хранения.

Здесь пока нет комментариев
Это только предварительный просмотр
3 стр. на 22 стр.
Скачать документ